Пожиратели времени, которые снижают эффективность в бизнесе

Занимаясь бизнесом и все время стараясь стать более эффективным, каждый из нас сталкивается с «ловушками времени», из-за которых мы тратим его впустую. Уверена, что вы неоднократно были в таких ситуациях, когда вечером невольно напрашивался вопрос: «А куда делось мое время?». В тайм-менеджменте это явление называется термином «Хронофаги» (от др.-греч. χρόνος — время и φάγομαι — буду есть; также поглотители времени, пожиратели времени). Иногда в литературе по тайм-менеджменту я встречаю такую расшифровку этого термина, как «воришки времени». Однако я считаю, что это абсолютно неверное определение. Потому что, если у тебя кто-то что-то украл, ты потенциально можешь это вернуть. Однако, если у тебя кто-то что-то «сожрал» – ты вернуть это уже не сможешь. Так же и со временем – если ты потерял 2 часа своей жизни – это безвозвратно. Вернуть ты их уже никогда не сможешь.

Дабы справиться с такими ситуациями и повысить собственную эффективность, ниже приведу список самых распространенных «хронофагов», с которыми сталкивается любой предприниматель, а также опишу способы их преодоления:

• Нечеткая постановка цели.

Зачастую, мы тратим уйму времени впустую, потому что делаем слишком много лишних действий. Происходит это потому, что мы не видим четко, а что же должно быть итогом нашей деятельности. Во избежание таких ситуаций перед началом действий задайте себе 2 вопроса:

1. Чего я хочу?
2. Какими будут критерии достигнутого результата?

Описав детализировано свою цель и определив, по каким показателям ты сможешь понять, что она достигнута, ты исключишь потерю времени из-за неопределенности.

• Отсутствие приоритетов.

Я часто вижу, как люди невольно становятся заложниками своих собственных списков задач на день. Они судорожно пытаются втиснуться в рамки 24 часов. И мало кому это удается. Запомните: успеть сделать всё невозможно. И это плохая новость. Потому что временнОй ресурс ограничен, а задачи будут приходить бесконечно. Но успевать сделать всё и не нужно. И это хорошая новость. Исследования в области тайм-менеджмента показали, что по «закону Парето» 80% времени в течение дня человек занимается задачами, которые не ведут его к реализации целей. И всего 20% задач действительно ведут к достижению результата. Поэтому, прежде всего, вам нужно расставить приоритеты и понять, какие задачи в вашем списке являются действительно важными, а какие второстепенными.

Поскольку важными являются только те задачи, которые ведут к результату, прежде чем приступать к выполнению задач из списка, ответьте себе на вопрос: «К реализации какой моей цели приведет это задание?». И, исходя из ответа, определите:

1. что нужно сделать сегодня обязательно и нельзя никому поручить,
2. что из списка дел можно делегировать кому-то другому,
3. что, в случае нехватки времени можно будет перенести, так как на самом деле это «не горит»,
4. от чего таки придется отказаться.

• Попытка слишком много сделать за 1 раз.

Многозадачность. Мультитаскинг. Как популярны эти термины сегодня. Многие говорят, что это наша реальность – работать в режиме постоянного потока приходящих задач и делать несколько дел одновременно. Однако, вам важно понимать, что совмещать можно только определенные виды работ. Так как совмещая задачи, требующие полной концентрации вашего внимания, вы на самом деле теряете время, а не экономите. И это связано с нашей физиологией. Наше сознание в одну единицу времени может выполнять только одну задачу. И стараясь сознательно сделать сразу 2-3 задачи, вы:

1. теряете в качестве результата,
2. теряете время на процесс «переключения сознания» с одной задачи на вторую.

По этому, несколько задач можно делать одновременно только тогда, когда одна происходит сознательно, а остальные – автоматически. Люблю пример, когда хозяйка в доме варит борщ и стирает белье параллельно. В этом случае борщ варится сознательно, а белье автоматически стирается машинкой. И тут нужно только потратить время на подготовку процесса стирки и его завершение. В остальных же случаях правило «одна задача в одну единицу времени» приводит к лучшим результатам. И с точки зрения качества, и с точки зрения временных затрат.

• Личная неорганизованность.

Как оказалось, этот хронофаг, как правило, просто отговорка. Потому что если человеку действительно что-то нужно, он способен оперативно организовать не только себя, но и других людей вокруг. А вот если то, чем он занимается, для него самого не столь важно, найдется сотня отговорок, почему «не успел», «забыл» или «не учёл». Потому здесь рекомендация простая – вернись к пункту о приоритетах и задай себе вопрос: «К реализации какой моей цели приведет это задание?». И если оно действительно важно для тебя, начинай организовывать свою деятельность правильно. Рекомендации для этого ниже.

• Неэффективное планирование.

Если человек не составляет списки задач на день, не отмечает на будущее задачи в рамках 2-3 дней вперед, недели, месяца, а еще лучше нескольких месяцев вперед, он обязательно получит накладки в расписании, либо забудет и как следствие – не уложится в сроки. Поэтому первое правило здесь – записывайте!

• Отвлечения: звонки, посетители.

Форс-мажор – это то, что было, есть и будет. Ты никуда от него не денешься. Поэтому на вопросы клиентов по типу «А что же делать с форс-мажором?», - у меня всегда один и тот же ответ: «Планировать!». Обязательно в своём расписании на день закладывай время на форс-мажор, делай временнЫе «зазоры» между ключевыми задачами дня минимум в 15-20 минут и никогда-никогда не планируй впритык важные дела.

• Отвлечения: интернет, смс, почта.

Работу с почтой, звонки, а также активность на просторах интернета рекомендую организовать временнЫми блоками. Когда ты в потоке – однотипные задачи выполняются быстрее, чем краткосрочное переключение с задачи на задачу.

• Поиск записей, контактов, информации.

Как много времени люди тратят только потому, что не только их вещи не имеют своих мест, но и информация. Я очень люблю свой планировщик, так как в нем есть много полезных разделов: для идей, мечт и желаний, стратегических планов на 10 лет вперед, среднесрочных целей на ближайший год, краткосрочных планов на месяц и планирование дня, место для записей, отдельный раздел для отслеживания делегированных задач и контрольных точек по ним, а также место для записи контактов, адресов и телефонов. Используя разделы по назначению, я очень быстро нахожу нужную мне информацию.

• Недостаток мотивации.

Чаще всего этот пожиратель переходит в недуг под названием «прокрастинация» – откладывание дел на потом. Есть масса рекомендаций на предмет того, как же с ним справляться, однако самый действенный – это ответ на вопросы: «А к чему меня приведет это дело? Какую более важную цель я смогу достичь, если справлюсь с этой задачей?». Запомните, истинная мотивация всегда рождается в ваших целях!

• Недостаточное разделение и кооперация труда.

В сутках всего 24 часа, парой рук можно сделать только объем задач на одну пару рук, а вот 2-3мя парами рук – в 2-3 раза больше. Потому при перегрузе – делегируйте. Ведь только отдав текущие задачи на выполнение подчиненному, вы можете освободить для себя время на стратегию!

Правила несложные, но действенные! Попробуйте применить прямо сегодня – и вы точно увидите отличный результат!