Как начать использовать возможности видеосервиса на максимум?

На одной чаше весов - стресс, на второй - возможности в онлайне

В связи со вспышкой коронавируса тот бизнес, который мог себе это позволить, резко и без права на выбор перешёл в онлайн. С одной стороны - боль и стресс. С другой стороны - арендовать помещение, заказывать кейтеринг, покупать красивые туфли для переговоров  -  сейчас не нужно.

По всему миру интернет-пользователи вовлекают клиентов, партнёров, однодумцев, обсуждают тренды, проводят обучение, консультируют по видеосвязи. Каждый останавливает свой выбор на наиболее удобном для него видеосервисе иле таком, который максимально быстро и бюджетно отвечает его притязаниям.

В плане простоты и оперативности перехода в режим удалённой работы малым и средним бизнесам гораздо легче, чем крупным компаниям с тысячами сотрудников. Тем не менее, работая дистанционно, есть больше соблазнов уйти в режим "спячки", рассеянности внимания и позволить победить вредной привычке прокрастинировать.

Мои коллеги из сервиса для peer-to-peer видеосвязи xroom.app, отлично знают о пользовательских потребностях на карантине и предлагают свои лайфхаки для удалённой работы видеосервисов. Для меня открылся новый взгляд на то, насколько продуктивными могут быть обычные видео. Теперь делюсь секретами работы и с вами. 

Если вы ещё привыкаете к новому формату “home office”, вот несколько советов.

• Пользуйтесь не только чатами и аудиозвонками, а и видео. Включайте камеру и микрофон для онлайн-встреч, пассивное слушание снижает эффективность поступающей информации. Видео позволяет сосредоточиться на цели звонка и лучше оценить процесс общения. Более того, у вас не будет соблазна отвлекаться, например, делать себе кофе во время обсуждения задач. И ещё, лучше держать себя в тонусе и высыпаться, независимо от того, работаете вы в офисе или дома. Так можно и привыкнуть не отключать камеру:)

• Планирование. Прозрачность вашей работы и удобство обсуждения задач не менее важны и онлайн. Запишите все встречи и задачи на день или неделю в онлайн-календаре заранее и расшарьте его на руководителя или команду. Перед тем, как позвонить кому-то из тех, кто часто бывает занят, сообщите человеку о цели онлайн-митапа через емейл, в мессенджере или по sms. Возможно, что видеозвонок  не понадобится или, наоборот, потребует предварительной подготовки. 

• Организованная коммуникация. Создайте напоминалку, которая поможет вам работать с командой: где, как и когда будут проводиться онлайн-встречи; где будут храниться все необходимые файлы и данные для доступа. Договоритесь, что будете давать обратную связь. Ещё важно не забывать и просто делиться с членами команды своими результатами, проблемами, идеями, мыслями. Оставьте возможность для чатов, где каждый в команде мог бы просто болтать и делиться местными новостями или мемами. 

• Комфортное и автономное рабочее место. Проходная комната с активным движением и шумом - не самая лучшая идея. Найдите тихое место (но там, где хорошо ловит интернет:), желательно с естественным светом от окна, удобным стулом и столом. Гамак и пуфы уютные, но они создают атмосферу для отдыха больше, чем для работы. 

Плагины имеют значение

Что такое плагины? Это программные блоки, которые можно подключать к основному сервису, чтобы расширить его возможности. Говоря о видеосервисах, далеко не все из них расширяют свой функционал свой плагинами. Из-за этого многим пользователям приходится отказываться от некоторых своих планов и сужать свои рамки – по времени вебинара или по количеству участников.

Бывает так, что регистрация на онлайн-митап вынуждена закрываться раньше, потому что большего количество участников программа уже не выдержит. Случается, что посреди вебинара, который ведётся на хосте определённого видеосервиса, связь прерывается, так как исчерпан временной лимит. В этом и различие – или пользователю приходится искать и дополнительно устанавливать автономные плагины, или эти опции уже предусмотрены видеосервисом.

Проактивные видеосервисы прокачивают user experience. Мировое сообщество заинтересовано в тенденциях видеоконференций с максимальным комфортом и финансовой выгодой для всех сторон. А это значит, что видеоконференций станет больше и они прочнее войдут в ежедневный формат. Тем более сложнее от них будет отказаться пользователям после нескольких месяцев регулярного пользования.

Можно выделить плагины, которые существенно облегчают и ускоряют ежедневные задачи. При переходе на удалённую работу это становится особо актуальным. Кстати, пробовали ли вы работать с каким-нибудь из перечисленных ниже плагинов? 

Закрытие видеокомнаты. Многие видеосервисы используют модель входа в видеоконференцию по ссылке, то есть, если кто-то заполучит ссылку на вашу личную видеокомнату, он может зайти и прервать работу. Поэтому одним из ключевых плагинов в xroom.app является «замок» на вашу личную видеокомнату. При этом можно настраивать формат видеовстречи: на видеоконференции говорить может каждый, а во время вебинара выступающий один, остальные слушают.

Запись аудио и экрана. Пользу этого плагина вряд ли нужно описывать. Видеозапись вебинара или видеоконференции можно разослать коллегам и участникам, которые не смогли посетить онлайн-ивент, использовать в маркетинге как продающий контент, просматривать в удобное время, чтобы тщательнее изучить, освежить материал в памяти, выписывать данные для статей.

«Доска» для рисования. Этот плагин помогает оставаться вовлечённым как самому, так и собеседнику во время видеозвонка. Этот плагин будет полезен во время психологических консультаций и тренингов, когда участникам нужно что-то изобразить, на основе чего психолог составляет анализ. Нельзя не упомянуть и онлайн-обучение – часто тренеры и учителя во время урока просят учеников что-то изобразить или придумать, после чего участники вебинара могут безопасно обменяться файлами и получить обратную связь от тьютора.

Парное программирование, что предусматривает возможность совместной работы. Фрагменты некоторых проектов решать задачи важно не автономно, а одновременно в небольшой команде. Парное программирование как раз позволяет это сделать, одновременно стимулируя обмен опытом и знаниями между всеми членами команды. Это особенно актуально для фрилансеров, участников аутстаффинговых и аутсорсинговых команд.

Так, даже во время "великой депрессии" и пандемии можно искать и находить возможности поддерживать и развивать свою деятельность, экспериментировать и получать свежий опыт. Какой из новых для вас инструментов вы готовы попробовать уже сегодня?