Минимализм, который упрощает мою жизнь

Продуктивность зависит от вашего умения планировать. В понедельник утром вы можете начать реализовывать задачи, которые набросали себе в пятницу вечером. Или открывать и сразу закрывать письма на почте потому, что вникать — слишком долго, полдня думать, чем бы заняться, а потом еще в канале опубликуют новый пост, который захочется прочитать именно сейчас. На этом все: об организованности вы как будто раньше и не слышали, а продуктивность будет равна нулю. В этой колонке расскажу о том, как добиться системности, четкости и чистоты в работе.

Inbox Zero

В древние времена офлайн-файлов я тратил кучу времени на организацию и поддержание четкой структуры хранения данных на диске. Музыка в отдельной папке, отдельная папка на каждого исполнителя, отдельная на каждый альбом, файлы названы в формате «номер трека — название песни».

И сейчас я очень внимательно отношусь к порядку в онлайн-хранилищах. Например, в Google Drive все мои сотни документов, таблиц и презентаций разложены по папкам и подпапкам с простой и понятной структурой.

Это отношение я использую и в работе с почтой — важным инструментом, пользу от которого легко нивелировать, если постоянно не поддерживать порядок.

В работе с почтой я очень внимательно отношусь к рассылкам от сервисов — отписываюсь от всех, кто не нужен, а всех, кто нужен, группирую в одно письмо-дайджест через unroll.me. 

С помощью фильтров я автоматически сортирую письма, на которые не нужно отвечать, но которые обязательно нужно прочитать. Например, ежедневные отчеты по cash flow или сообщение о появлении новых клиентов.

Спустя семь абзацев предисловия я добрался до сути — inbox zero. Смысл такого подхода заключается в работе со всей входящей почтой по простым правилам:

1. Папка «входящие» и папка «вся почта» — это не одно и то же. Во входящих должны лежать только письма, с которыми нужно произвести какие-то действия (подумать, ответить, поставить задачу).
2. Самая важная кнопка — «архивировать письмо». Эта кнопка убирает письмо из входящих, но не удаляет его. Вся почта хранится в папке «вся почта» (шокирует, правда?).
3. Чтобы приоритезировать письма во входящих (если их накопилось больше 10 штук) — можно использовать пометку звездочкой.
4. Алгоритм работы с почтой для поддержания inbox zero после прочтения нового письма:

4.1. Это письмо несет хоть какую-то ценность? Если нет — удалить.

4.2. На это письмо вообще нужно отвечать? Если нет — архивировать.

4.3. На это письмо можно ответить за 1 минуту? Если нет — оставить во входящих.

4.4. Это важное письмо, на которое нужно ответить в первую очередь?Если да — пометить звездочкой.

Такой простой подход позволяет работать с почтой, как с менеджером задач, не тратить внимание на ненужную информацию, экономить время, быстро отвечать и дойти до inbox zero.

Как работать с бесконечным списком задач

В любой активно развивающейся компании у каждого сотрудника задач всегда должно быть больше, чем он способен сделать — это хорошо. Плохо, когда наоборот.

Тем не менее, условно «бесконечный список задач» может крайне негативно влиять на человека — демотивировать и нагонять ненужный стресс.

Я руководствуюсь тремя вопросами, которые позволяют спокойно обрабатывать все входящие задачи и даже сделать бОльшую часть из них:

1. Срочность. Чаще всего постановщику задачи нужно получить результат максимально быстро, при этом адекватной причины на такую срочность может не быть. Первое, в чем нужно убедиться — что дедлайн по задаче выставлен реальный и ее точно необходимо закончить раньше озвученного срока.
2. Важность. Опять же, для постановщика задачи она — самая важная. Но когда у вас десятки входящих задач, они все не могут быть одинаково важными. Нужно разобраться в деталях: зачем нужно делать эту задачу, что она изменит или добавит в бизнес-процессы, каких других людей она коснется и так далее.
3. Сложность. Это субъективная оценка исполнителя задачи — на сколько сложно будет сделать эту задачу? Ее можно сделать за 15 минут самостоятельно, или нужна работа целого департамента пару месяцев?

Имея ответы на три этих вопроса можно очень легко сортировать все входящие задачи по приоритетам.

Сперва я сортирую задачи по срочности, сверху — самые срочные. Задачи с одинаковой срочностью сортирую по важности — выше поднимаю более важные. Задачи с одинаковой срочностью и важностью сортирую по сложности — выше поднимаю самые простые.

Так в первую очередь будут сделаны быстрые задачи, которые выполнить нужно срочно и это очень важно.

Внизу списка окажутся задачи без дедлайнов (в стиле «было бы неплохо когда-то»), не важные и, при этом, максимально сложные. Такие задачи, скорее всего, не будут сделаны никогда.

Папки в Telegram

Судя по тому, как часто мне пишут довольно простые вопросы по настройке своей работы, я попробую не только делиться мыслями, но и рассказывать иногда о каких-то банальных лайфхаках. 

Как вы знаете, в нашем с вами любимом мессенджере некоторое время назад появилась возможность собирать чаты, групповые переписки и каналы по папкам. Есть возможность использовать как готовые, так и создавать свои собственные.

Я люблю и проповедую минимализм, который не отвлекает от задач и упрощает жизнь. Так что разделил все в Telegram на три большие группы: работа, каналы и личное.

Чтобы не занимать в верхней части экрана место буквами и избавиться от прокруток (как в десктопной, так и в мобильной версии), я назвал каждую папку понятной и привычной мне эмодзи.

Сами папки я настроил так:

1. 🏢, работа: сюда автоматически добавляются все контакты и все чаты. Вручную добавлены все рабочие каналы. Исключены вручную: личные и архивированные переписки. 

Для меня Telegram на 90% рабочий инструмент, так что почти любое новое сообщение от незнакомого контакта или новосозданный чат — по работе.

2. 🗞, каналы: автоматически добавляются все каналы и боты. Вручную исключены: рабочие каналы (так как они в первой папке).

3. 🏠, личное: тут просто вручную добавлены все личные переписки и чаты. Оказалось, что у меня их всего 13.

Итого: такая настройка позволяет фокусироваться и меньше отвлекаться. Я почти не использую вкладку «All Chats», в рабочее время сижу только в рабочей и не отвлекаюсь на сообщения из каналов. Также иногда получается отдохнуть, оставаясь в выходные только в личной вкладке. Хотя кого я обманываю?