Електронний документообіг: зеконом нерви, гроші та папір

Електронний документообіг: зеконом нерви, гроші та папір

Сьогодні весь світ живе он-лайн. Будь-які послуги, сервіси, документи, покупки, робота – все сьогодні в мережі. Все є у вільному доступі та у форматі «е»: е-комерція, е-послуги, е-митниця. Більшість підприємств не замислюючись переходять у електронний формат. І це має низку переваг. Передусім, набагато простіше знайти клієнтів, можна бути на зв’язку 24/7. Окрім цього, це полегшує внутрішню комунікацію – будь-який документ можна виправити, надіслати ще раз. Ви принаймні не витрачаєте ваш час і папір!

Ну а тепер давайте серйозно. Сьогодні бути он-лайн – це необхідність, особливо коли справа торкається внутрішньої комунікації. Але багато підприємств в Україні (не беру до уваги гігантів бізнесу та тих, хто має філіали) і досі мають паперовий документообіг. І це – проблема та незручність як для них, так і для компаній, послугами яких вони користуються (аудитори, митні, податкові консультанти та інші).

Тож сьогодні хотів розповісти про переваги електронного документообігу та пояснити, до нього перейти тим, хто і досі користується папером!

Перше, що потрібно – ЕЦП

Ним можна підписувати всі електронні документи: комерційні договори, податкову звітність або документи, які необхідні для взаємодії та роботи з держорганами. Отримати підпис просто – достатньо звернутись до Акредитованих центрів сертифікації ключів. Ось їх перелік:

АТ КОМЕРЦІЙНИЙ БАНК «ПРИВАТБАНК»Військова частина 2428Генеральний штаб ЗСУГПУДержавна казначейська служба УкраїниДП «Енергоринок»ДП «Національні інформаційні системи»ДП «Український інститут інтелектуальної власності»ДП «Українські спеціальні системи»Інформаційно-довідковий департамент ДФСМВСНБУПАТ «Державний ощадний банк України»ПАТ «Національний депозитарій України»ПАТ «УкрСиббанк»ТОВ «Алтерсайн»ТОВ «Арт-мастер»ТОВ «Інтер-Метл»ТОВ «КЛЮЧОВІ СИСТЕМИ»ТОВ «Центр сертифікації ключів «Україна»Філія «Головний інформаційно-обчислювальний центр» ПАТ «Українська залізниця»

Однак компаніям ЕЦП видають не всі центри. Для юросіб підпис можна отримати в центрі при Фіскальній або Казначейській службі чи в одному з банків, що надають таку послугу. Вартість оформлення ЕЦП залежить від організації. Наприклад, в центрі при Казначейської службі зроблять ключ безкоштовно, в банках вартість послуги від 100 грн.

Крок другий – обрати систему електронного документообігу

Їх в Україні вистачає. Є і платні, і безкоштовні. Є такі, якими можна користуватися просто в браузері, а є ті, що можна інтегрувати в корпоративні ERM / CRM-системи. Є сервіси, які працюють прямо в браузері, і встановлювати його якось спеціально не потрібно. Але можна інтегрувати його у внутрішні ІТ-системи. Тарифи залежать від кількості документів, які бізнес збирається обробляти і , звісно, від того, на який період його купують.

Для початківців досить буде і звичайного сервісу, який буде працювати у браузері та не буде вимагати додаткову платню за місце для зберігання документів.

Між іншим, почати вести електронний документообіг може як новостворений бізнес, так і ті, хто працює роками.

Ну ось і все. Тобто вам необхідно отримати ЕЦП, знайти та підключити сервіс для електронного документообігу. При цьому ви отримуєте: ефективну роботу бухгалтерів та продуктивний менеджмент їх робочого часу. Окрім цього – економія на папері, а це не тільки піклування про екологію, але й гроші, час та новий рівень безпеки.

Також великим плюсом стала можливість відстежувати всі дії співробітників з електронним документом: ким і коли він створений, підписаний, кому відправлений, які зміни вносилися в процесі. Тож більше немає випадків втрати документів – все зберігається в кабінеті користувача в сервісі.

Це дозволяє вибудовувати прозорі відносини як всередині компанії – зі співробітниками, так і в зовнішніх комунікаціях – з клієнтами (клієнт отримує на пошту оповіщення відразу ж після відправки документа, ще за хвилину може його підписати електронним цифровим підписом), партнерами і держорганами.

Це просто, зрозуміло, зручно, бюджетно. Електронний документообіг економить ваш час та дозволяє не витрачати час на бюрократичні моменти, коли його можна використати з користю. А ви вже користуєтесь?

Читайте также:

 

Комментарии 1

Владимир Войтенко в 27.11.2018 18:38

я давно пользуюсь, а главное подавать отчетность ФОП онлайн можно, вообще торчать в очередях очень глупо, время на ветер

я давно пользуюсь, а главное подавать отчетность ФОП онлайн можно, вообще торчать в очередях очень глупо, время на ветер
Уже зарегистрированны? Войти на сайт
Гость
13.11.2019
Если вы хотите зарегистрироваться, пожалуйста заполните формы имени и имя пользователя.

Изображение капчи

Подписаться на новые блоги на платформе Инвестгазета:

Проверь своего бизнес-партнера

Сервис «Проверь своего бизнес-партнера» - получи информацию о компании по коду ЕГРПОУ, названию компании или фамилии руководителя.

 

Курсы валют

Официальные курсы основных валют (НБУ) на сегодня
Доллар США
ЕВРО
Фунт стерлингов
Курсы основных криптовалют

 

^