Делегирование задач для руководителей: главные правила

Делегирование задач для руководителей: главные правила

Сразу хочу сказать, что основная проблема в делегировании – это неорганизованный руководитель. Потому обычно на наших тренингах по управлению временем мы рассматриваем эту тему уже в конце тренинга, когда изучены все вопросы, которые касаются того, как организовать себя, как составлять работающие расписания, как справляться с форс-мажорами, отвлечениями, многозадачностью и приходящими незапланированными задачами, как контролировать вовремя своих подчиненных и не срывать дедлайны. Только когда руководитель может организовать себя, он сможет организовать и кого-то на расстоянии, т.е. своих подчиненных.

Результат пошуку зображень за запитом

Также нужно учесть и тот факт, что существует всего две истинных причины, почему руководители не делегируют, все остальное только отговорки. И причины эти просты:

  1. Потому что мне самому нравится это делать.
  2. Потому что, если я делегирую задачу – и подчиненный с ней справится, то я не буду незаменимым, и меня могут «подсидеть».

Как разобраться с причинами, я напишу в конце этой статьи, а вот о том, как правильно делегировать, если руководитель таки решился на это – прямо сейчас.

Дабы прекратить расстраиваться из-за отсутствия результата вовремя и действительно начать эффективно делегировать, ознакомься с ключевыми моментами грамотного делегирования: 

  1. Делегирование – это передача задачи сверху вниз (от руководителя к подчиненному) первый раз.Поручение выполнить эту же задачу тем же сотрудником второй, третий раз – это уже не делегирование, а просто постановка задачи подчиненному. Почему сейчас это подчеркиваю? Потому что руководителю контролировать процесс выполнения задачи (читай: выделять на это времени) в первом случае нужно намного больше, чем во втором. Руководствуясь этими правилами, ты можешь и просто ставить задачи подчиненному согласно его функционалу. Времени и внимания в таком случает тебе нужно меньше, а вот качество результата порадует. Если же говорить об акценте на фразу «передача задачи сверху вниз», то задачи, которые приходят к тебе от коллег твоего же уровня, а то и от подчиненных, делегированием не являются. Это называется «обезьянки» - чужие задачи, которые почему-то делаешь ты. Как справляться с обезьянками, расскажу ниже, а пока вернемся к делегированию. Ð ÐµÐ·ÑƒÐ»ÑŒÑ‚ат пошуку зображень за запитом
  2. Делегировать можно только задачи.Мы не делегируем полномочия, ответственность, проблемы и тому подобное. Мы делегируем исключительно задачи, которые ранее лежали в зоне нашей ответственности. И делаем мы это для того, чтобы освободить себе время для решения стратегических задач.
  3. Полномочия – это ресурс для выполнения задачи. Они могут быть полными, частичными и нулевыми. По сути, полномочия – это то, что дает возможность выполнить задачу. Не дали человеку полномочия – он просто не может работать, не спросив у вас разрешения. А если дали слишком много – помните, что:
  4. Ответственность за выполнение делегированной задачи лежит на том, кто делегирует. В бизнесе, как собственно и в жизни, у каждого своя ответственность. Подчиненный отвечает за результат перед руководителем, а руководитель отвечает за результат перед собственником/инвестором. ÐŸÐ¾Ð²â€™ÑÐ·Ð°Ð½Ðµ зображення
  5. Делегированием не называется плохой менеджмент. Когда наши работники не делают то, что они должны делать, и мы их «пинаем». Когда на нас валятся задачи, а мы их «распихиваем». Когда мы пытаемся избавиться от того, что нам лично не нравится. Это не делегирование — это плохой менеджмент. Делегирование – это системная спланированная работа, направленная в перспективу.
  6. Для любого подчиненного делегированная задача – это карьерный рост, а значит «манна небесная». Потому что он теперь имеет возможность делать то, что раньше делал только его руководитель. Но для того, чтобы он воспринимал эту задачу именно так – ее надо правильно донести, создав важность, значимость и озвучив возможности, которые в связи с этим открываются. Человек должен сохранять самоуважение, принимая задачу от руководителя, тогда он будет делать ее, не теряя мотивацию.
  7. Первое правило делегирования – правильно определить сроки. Например, у нас есть задача, к выполнению которой нужно приступить 1-го октября, а результат нам нужен 30-го октября. 1-го октября мы приглашаем подчиненного и даем ему эту задачу. Но сроки для него мы сокращаем и говорим ему о том, что результат нам нужен 25-го. Пять дней мы оставляем в резерве на тот случай, если что-то пойдет не по плану. По правилам грамотного делегирования нужно брать около 15% резервного времени от общего времени на решение задачи. Все это обезопасит вас в случае форс-мажора. ÐŸÐ¾Ð²â€™ÑÐ·Ð°Ð½Ðµ зображення
  8. Второе правило – проверить понимание задачи подчиненным. Дайте человеку задачу устно и попросите письменно ее описать и прислать свое видение того, что вы от него хотите. Поверьте, прочитав его интерпретацию, вы узнаете много нового о своей задаче. Если задача короткая и не требует письменного оформления, просто попросите исполнителя озвучить, что он понял. То, что вы услышите от него, также может удивить вас.
  9. Третье правило делегирования – согласовать способ выполнения задачи. Если способ выполнения задачи принципиально важен, то человека нужно научить, как это сделать. Если же способ не принципиален – оставляем это на его усмотрение. Но если мы хотим быть уверены в том, что он выберет правильную стратегию, мы ему говорим: «Ты сам решаешь, как это делать, но завтра, 2-го числа, ты ко мне придешь и расскажешь, что ты решил». В случае если подчиненный 2-го числа приносит неправильную стратегию, у нас есть возможность вовремя его откорректировать. А в случае правильного варианта решения задачи вы получаете почву для дополнительной мотивации сотрудника. Дайте ему подтверждение за качественный план и отправьте работать.
  10. Четвертое правило – проставить контрольные финиши и определить конкретные результаты. Дальше мы говорим: «А 5-го и 20-го в 12:00 ты сам мне позвонишь и отчитаешься о результатах. На 5-е октября должно быть готово вот это, а на 20-е – вот это». Определите конкретно, что должно быть сделано. Дабы на вопрос: «А что у нас с этой задачей?» не просто получить ответ: «Все хорошо» (который, кстати, абсолютно не дает вам понимания о состоянии дел), а увидеть конкретно на каком этапе находится её решение. Постановка задачи по типу «иди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю, что» - это непрофессионализм со стороны руководителя и головная боль для подчиненного, а в итоге все равно получите не то. Ведь, что хотели получить, вы так и не озвучили.
  11. Делегируя задачу, контролируйте сроки. Не забываем о том, что 5-го и 20-го, если подчиненный сам не позвонил – звоним мы. Научите сотрудников, что в вашей команде все должно происходить вовремя, потому даже если он «забыл», вы не забываете.
  12. А для того, чтобы никогда не забывать о контрольных сроках всегда письменно оформляйте в своем планировщике все делегированные задачи, ответственных, итоговые сроки и промежуточные контрольные точки. Чем больше задач и циклов вы держите в голове, тем ниже ваша продуктивность. Не используйте голову в качестве архива, она создана для генерации гениальных идей – используйте ее по назначению, а ваши задачи доверьте бумаге.
  13. Делегируя задачу, предоставьте все необходимые ресурсы, а также информацию и публичность. Что такое ресурсы, думаю понятно. Они могут быть материальные, человеческие, финансовые, интеллектуальные и т.д. Руководитель обеспечивает наличие всего необходимого у подчиненного для реализации задачи. А вот что такое публичность? Мы не просто даем подчиненному задачу, а сообщаем всем, кто с этой задачей связан, к кому теперь нужно обращаться со всеми вопросами. Это и развяжет руки исполнителю – он будет получать поддержку от людей связанных с этой задачей, и ускорит процесс решения задачи. Ведь если кому-то в команде еще нужен этот результат, он «задергает» исполнителя, а в чем-то может и подсобит, чтобы результат был вовремя.
  14. Если подчиненный не справляется с задачей – не забирать. Если 5-го числа не все хорошо – подключаемся к решению задачи, корректируем, оказываем помощь. Но не забираем задачу. Не учим людей тому, что в этой компании можно не выполнять задачи и в конце месяца все равно получать свою зарплату, а добиваемся результата. Здесь работа строится по принципу: короткая задача – контроль выполнения, еще короткая задача – контроль выполнения. Но ни в коем случае не забираем задачу себе. Так вы никогда не освободитесь от текучки, а вам как руководителю жизненно необходимо оставлять время на стратегические задачи. Для этого делегирование и существует.
  15. Если задача выполнена – все лавры подчиненному. Даже если на каком-то этапе вам приходилось помогать, но в итоге задача выполнена, публично хвалите того, кому делегировали. Действуя так, вы получите мотивированного сотрудника, умеющего выполнять эту задачу и готового выполнять ее и в будущем. И не думайте, что хвалить достаточно только в конце. Промежуточные результаты, инициативу и готовность к работе также нужно поощрять.
  16. Если задача не выполнена – виноват руководитель. Не того человека выбрал, не достаточно контролировал, не научил и т.д. Это повод поработать над собой.
  17. Если с делегированной задачей справились – отдайте её навсегда. Взращивайте сотрудников и не берите на себя то, что могут делать подчиненные.

Если вы будете следовать правилам выше, сможете получать результат вовремя, в нужном количестве и нужного качества.

Теперь же время пришло поговорить о том, что же делать с «обезьянками» - чужими задачами, которые почему-то хотят «повесить» на тебя? Зачастую вы выполняете такие задачи, потому что не можете отказать просителю, или потому что действительно делаете это лучше других, или возможно, вам тоже не хочется тратить время на объяснения, и вы решаете, что быстрее сами сделаете. Причина на самом деле не важна. Важно то, что выполняя такие задачи, вы тратите драгоценное время, которое можно было инвестировать в создание вашего результата.

С другой стороны, откажешь коллеге сейчас – он не поддержит тебя, когда тебе нужна будет его помощь. Дабы избежать таких ситуаций, рекомендую людям все же помогать, однако не так, как вы привыкли. Если к вам приходит сотрудник с просьбой: «Помоги, ты же лучше всех знаешь, как справиться с этой задачей», скажите приблизительно следующее: «Хорошо, я помогу тебе решить эту задачу, но для начала принеси мне свой вариант решения. А вдруг ты справишься не хуже, и сможешь делать это в будущем даже без моей помощи». Если человек принесет верный вариант – отлично, похвалите его, отправьте работать и занимайтесь своими задачами. А если его стратегия будет нежизнеспособной, задайте ему несколько вопросов, которые помогут ему выйти на правильную стратегию, похвалите за сообразительность, когда он будет находить правильные ответы и отправьте работать, но не делайте работу за него.

            В общем, с «обезьянками» правило такое: пусть люди приносят вам своих обезьянок, но только вместе с собственным вариантом решения! А лучше – с двумя! Первый вариант может придумать для отмазки, а для сочинения второго, таки придется напрячь извилины.

            Ну и теперь немного о том, как устранить две истинных причины того, почему руководители не делегируют. Причины две, а решение одно: имейте долгосрочный план и ставьте перед собой долгосрочные цели. На основании долгосрочных планов составьте свою карту роста и развития. И только когда вы будете видеть, кем вы хотите быть через несколько лет, какую деятельность вести, какую позицию в компании занимать, вы сможете делегировать мотивируя. Потому что вы будете понимать, что для роста вам нужно тыл прикрыть и на свою позицию поставить приемника, дабы быть в состоянии оставить ее и достигать новых горизонтов. Тогда и не страшно будет оказаться незаменимым, а текущая деятельность, которая нравилась самому, и потому «не делегировалась», окажется бессмысленной в свете перспектив и целей, которые перед вами откроются.

Делегируйте и идите к своим более глобальным целям. Ведь оно именно для этого и существует!

Пов’язане зображення

Читайте также:

 

Комментарии

Нет созданных комментариев. Будь первым кто оставит комментарий.
Уже зарегистрированны? Войти на сайт
Гость
25.06.2021
Если вы хотите зарегистрироваться, пожалуйста заполните формы имени и имя пользователя.

Изображение капчи

By accepting you will be accessing a service provided by a third-party external to https://investgazeta.ua/

Подписаться на новые блоги на платформе Инвестгазета:

 

Курсы валют

Официальные курсы основных валют (НБУ) на сегодня
Доллар США
ЕВРО
Фунт стерлингов

 

^